Rezerwa na świadczenia pośmiertne wykazywana jest w pasywach bilansu w pozycji B.I.2. „Rezerwa na świadczenia emerytalne i podobne” z podziałem na:
rezerwy krótkoterminowe – są to rezerwy (bądź ich części), których przewidywane wykorzystanie nastąpi w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego,
rezerwy długoterminowe – są to rezerwy (bądź ich części), których przewidywane wykorzystane nastąpi w czasie dłuższym niż 12 miesięcy od dnia bilansowego.
Szczegółowe zasady wyceny, ujmowania, prezentacji oraz ujawniania w sprawozdaniach finansowych rezerw na świadczenia pracownicze, w skład których wchodzi m.in. rezerwa na świadczenia pośmiertne, zostały określone w KSR 6 „Rezerwy, bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów, zobowiązania warunkowe”. Jednostki – przyjmując politykę rachunkowości – w sprawach nieuregulowanych przepisami ustawy o rachunkowości mogą stosować krajowe standardy rachunkowości.
Rezerwy na świadczenia pośmiertne tworzone są w wysokości prawdopodobnych zobowiązań przypadających na bieżący okres sprawozdawczy – w drodze zarachowania w ciężar kosztów bieżącej działalności operacyjnej jednostki, pomimo że wypłata świadczenia nastąpi w następnych okresach sprawozdawczych.
Rezerwy utworzone w ciężar konta zespołu 6 oraz te utworzone w zespole 8 wykazuje się w pasywach bilansu w pozycji B. I. 3 „Pozostałe rezerwy na zobowiązania”.
Dla każdego rodzaju rezerw jednostka gospodarcza powinna w sprawozdaniu finansowym ujawnić następujące informacje:
– charakterystyka tworzonych rezerw,
– istniejące niepewności co do kwoty i terminu wystąpienia tych zdarzeń,
– wartość bilansową rezerw na początku oraz na końcu okresu sprawozdawczego,
– dodatkowe rezerwy utworzone w trakcie okresu sprawozdawczego,
– kwoty rezerw wykorzystane w ciągu okresu,
– rezerwy niewykorzystane i rozwiązane w ciągu roku.
Rezerwy na świadczenia pośmiertne w ujęciu księgowym sprowadzają się zatem do trzech typów operacji:
– tworzenie rezerwy na świadczenia pośmiertne,
– wykorzystanie rezerwy na świadczenia pośmiertne – następuje wówczas, kiedy przewidywane zobowiązania, na jakie tworzona była rezerwa rzeczywiście wystąpią,
– rozwiązanie rezerwy na świadczenia pośmiertne – występuje wtedy, gdy utworzona rezerwa stanie się bezprzedmiotowa, zbędna, ponieważ nie wystąpią przewidywane rezerwą operacje lub zobowiązania lub gdy wysokość rezerw przekracza ich rzeczywistą wartość.